Könyvtárak együttműködésen alapuló online referensz szolgáltatás és Internetes tartalomszolgáltatás: a Magyar Könytárak Internetes Tájékoztató Szolgáltatása, a LibInfO

1 A MIT-HOL-tól a LibInfO-ig

1.1 Előzmények

A könyvtárak és könyvtárosok illetve a hozzájuk csatlakozó magánszemélyek önkéntes és együttműködésén alapuló online tájékoztató szolgáltatás megtervezése és kialakítása az 1999-es Networkshop konferencián kezdődött a Magyar Könyvtárosok Egyesülete Elektronikus Könyvtári Szekciójának keretében.

A közös szolgáltatás tervének elkészülte után a KATALIST levelezőlistáján felhívás jelent meg, melyben tagokat toboroztak a részletes működés kidolgozásához, illetve a szolgáltatás működtetéséhez.

A MIT-HOL szolgáltatás összefogója a Magyar Elektronikus Könyvtár lett; Moldován István és Drótos László tevékenyen vett részt mind a technikai mind a tartalmi feladatok elvégzésében. A szolgáltatás weboldala szintén a Magyar Elektronikus Könyvtár oldalain kapott helyet.

1.2 A MIT-HOL intézményesülése

A Magyar Elektronikus Könyvtárnak az Országos Széchényi Könyvtárba való kerülésével felvetődött az a gondolat, hogy ez az online tájékoztatás az OSZK Tájékoztató Szolgálatához kerüljön. Ennek realizálása 2001-ben történt meg.

2001. februárjától a Tájékoztató Szolgálat néhány kollégája a kérdések válaszolásában vett részt. Ennek célja az volt, hogy megismerkedjenek a rendszer részletes működésével, a kérdések jellegével, valamint az, hogy tapasztalatot szerezzenek, hogy javaslatot tehessenek az online tájékoztató szolgálat átvételéhez szükséges szervezeti rendszer kiépítésére/intézményesítésére, a technikai és személyi feltételek kialakítására.

Az Országos Széchényi Könyvtárban 2001. augusztus végén a szakkönyvtárak, a megyei könyvtárak képviselőinek, valamint a MIT-HOL szolgáltatásban részt vevő OSZK-dolgozók és külsősök jelenlétével megtartott értekezleten az alábbi megállapodás született:

• a hazai online tájékoztató rendszer kialakítás és színvonalas működtetése konzorciumi keretek között működjön

• erről az együttműködési formát korrekt szerződésekben kell szabályozni

• az együttműködési megállapodás tervezetét az Országos Széchényi Könyvtár készíti el

• a moderátori szerepet az Országos Széchényi Könyvtár Tájékoztató és Dokumentumellátó Főosztály Olvasó- és Tájékoztató Szolgálata vállalja

• szeptember 1-től a részt vevő intézmények honlapjára illetve nyilvános Internet portálokra kikerül a szolgáltatás weboldala.

2001. október közepéig — a részt vevő intézmények véleményét figyelembe véve — elkészültek a Megállapodás konzorcium létrehozásáról, az Alapszerződés, a Szervezeti és Működési Szabályzat és az Etikai Kódex c. dokumentum-tervezetek, melyeket az Informatikai és Könyvtári Szövetség Megyei Könyvtári Tagozatának október 25-i ülésén a kidolgozók ismertettek. A Megyei Könyvtári Tagozat megbízta dr. Gellér Ferencnét a végleges szövegek egyeztetésével, hogy a konzorciumi szerződések mielőbbi aláírása megtörténhessen. Erre 2001. november 21-én került sor, az Országos Széchényi Könyvtárban. (A szakkönyvtárakkal és az egyetemi könyvtárakkal 2002. első negyedében tervezzük a konzorciumi szerződés aláírását.) Jelenleg a konzorciumhoz illetve a szolgáltatás működtetéséhez a 19 megyei, valamint a fővárosi és a nemzeti könyvtáron kívül 2 városi, 18 felsőoktatási, 11 szakkönyvtár (összesen tehát 52) és 4 magánszemély csatlakozott. (Hiányzó szakterületek illetve intézmények: politika, jog, pedagógia, valamint az MTA Könyvtára.)

E munkálatok során derült ki, hogy a szolgáltatás MIT-HOL címen professzionálisan nem üzemeltethető, mert már védett név (kereskedelmi szolgáltatásokra vonatkozóan). Így lett az új elnevezés — közvélemény-kutatás után: LibInfO (Library Information Online) Magyar Könyvtárak Internetes Tájékoztató Szolgáltatása.

2 A LibInfO működése

Az online referensz szolgáltatás működtetője – a Magyar Elektronikus Könyvtár által kiépített és alapjaiban már beüzemelt rendszer átvételével és a MEK kezdeményezésére — az Országos Széchényi Könyvtár.

A “LibInfO” új formájában, mely a különböző könyvtárak közötti olyan osztott szolgáltatás, amelyben a részvétel hangsúlyozottan önkéntes, az OSZK által biztosított ügyeleti rendszerben működik. A szolgáltatást biztosító szerver a beérkező kérdéseket napi 24 órában fogadja. A válaszadás a könyvtárak nyitvatartási idejéhez alkalmazkodóan munkanapokon és 48 órán belüli időkorlátozással történik. (Azaz két munkanapon belül “illik” válaszolni!)

A moderátori (koordinátori) feladatokat az OSZK Tájékoztató és Dokumentumellátó Főosztály Olvasó-és Tájékoztató Szolgálatának munkatársai látják el, az OSZK munkarendjéhez igazodó ügyeleti rendszerben.

A moderátor feladata:

• A beérkezett kérdéseket témájuk, jellegük szerint egyénre szabottan továbbítja a rendszerben résztvevő tagkönyvtáraknak.

• Figyelemmel kíséri a válaszadás időpontját, de szakmailag nem ellenőrzi annak minőségét. Tehát a rendszerben dolgozó munkatársak önálló, egyéni, saját felelősséggel bíró munkát végeznek. (Természetesen egy kérdésre többféle válasz is lehetséges, azok ki is egészíthetik egymást. Így a moderátor egy-egy beérkezett emailt akár több, a témában járatos könyvtárosnak is továbbíthat.)

• A válaszokat visszajuttatja a kérdezőnek, természetesen úgy, hogy az a rendszerbe is bekerüljön.

• Archiválja a beérkező kérdéseket és az azokra adott válaszokat. Az OSZK az archívum ingyenes használatát minden, a rendszerhez csatlakozó könyvtár számára – saját tájékoztató munkájukat is segítendő – ingyenesen biztosítja, annak folyamatos építéséről gondoskodik.

A koordinátori szerep mellett az OSZK munkatársai részt vesznek – elsősorban a gyűjtőkörnek megfelelő – referensz munkában is, valamint az OSZK magára vállalja a számítógéprendszer (szerver) rendszeres karbantartását, felügyeletét is.

A tájékoztató munka jellegéből adódóan a “LibInfO” sem vállalkozik közvetlenül felhasználható anyagok elkészítésére. Cél inkább az iránymutatás, az elindulás segítése. Igyekszik a kérdezőt elvezetni azokhoz a forrásokhoz, adatbázisokhoz, ahol kérdésére immáron önmaga is megtalálja a választ. Természetesen előfordulhat, hogy közvetlenül magunk adjuk meg a konkrét választ, tesszük ezt akkor, amikor terjedelmében rövid, de a kérdező számára egyéb úton nem elérhető forrásanyagról, információról van szó.

Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján a “LibInfO” működésének elveit következőkben lehet összefoglalni:

• Csak forrásanyagokkal alátámasztott, tényinformációkat, dokumentumokat szolgáltat.

• Jogi és orvosi kérdéseket (a történeti jellegűeket kivéve) nem válaszol meg.

• A rejtvény és kvíz jellegű kérdéseket kizárja.

• Nem feladata házi feladatok, dolgozatok elkészítése.

• Irodalomgyűjtés és bibliográfia készítése esetén segítséget nyújt, de nem vállalkozik azok teljes elkészítésére. (Természetesen lehetőség van a könyvtáraktól ezt fizető szolgáltatásként igénybe venni.)

• Dokumentumok szolgáltatásakor (pl. versidézetek, biográfiai adatok stb.) szkenneléssel max. egy A/4-es oldalt küld el ingyenesen, csatolt fájlként. Ennél nagyobb terjedelmű dokumentumok szolgáltatását postai úton, fizetés ellenében, a lehető legrövidebb időn belül a kérdésre választ adó könyvtár biztosítja.

• Idegen nyelvről fordítást csak rövid, életrajzi és lexikai adatok esetében vállal, egyébként a forrást ill. dokumentumot eredeti nyelven továbbítja a felhasználónak.

• Adatvédelem alá tartozó személyes adatokat (lakcím, telefonszám stb.) – hacsak azok nem nyilvánosak! – nem szolgáltat.

• Családtörténeti kutatást nem végez, de természetesen tanácsokkal, információkkal segítünk.

• A törvényekben meghatározott, szerzői jogokat, jó ízlést és erkölcsöt sértő illetve illegális tevékenységhez kapcsolódó kérdésekre a választ megtagadja.

A szolgáltatás online-lényegéből következően, a könyvtári gyűjteményeken kívül egyre nagyobb mértékben a világhálón fellelhető információk továbbítása is a “LibInfO” feladatai közé tartozik. A “LibInfO” – a szellemi kihíváson és a gyakorlati munkán túl – a lehető legjobb gyakorlási lehetőség, mind a könyvtárosoknak, mind a felhasználóknak az Internet szerteágazó világának megismeréséhez. Az itt összegyűjtött tapasztalat saját könyvtárukban végzett tájékoztató munkájukba, valamint a kérdező mindennapi gyakorlati Internetes tevékenységébe is szervesen beépülhet. A rendszer legnagyobb erénye, hogy egyes intézmények korlátozott lehetőségei kitágulnak; a tájékoztató munkában egymás forrásaira is támaszkodhatnak.

A fentiek alapján megállapítható, hogy bár maga a szolgáltatás ingyenes, a rendszerben részt vevő tagkönyvtáraknak – éppen a dokumentumszolgáltatás területén – lehetőségük adódik bevételeik növelésére. A “LibInfO” lehetőséget biztosít arra is, hogy az együttműködő intézmények saját szolgáltatásaikat a rendszeren keresztül ajánlják, gyakorlatilag ingyen reklámozzák. Hisz a kérdező eldöntheti, hogy milyen formában szeretne válaszhoz jutni: rövid forrásokra vonatkozó útmutatást, ötleteket vár, vagy részletes dokumentációhoz szeretne hozzájutni, természetesen ellentételezés fejében.

3 A beérkezett kérdések elemzése

3.1 Statisztikai elemzés

1999 szeptemberétől (az indulástól) 2001. március végéig 2738 kérdés érkezett: havonta átlag 150.

2001. áprilisától 2001. augusztus 31-ig — ebben az időszakban az Országos Széchényi Könyvtár Tájékoztató és Dokumentumellátó Főosztály Olvasó- és Tájékoztató Szolgálata már tevékenyen részt vett a válaszadásban — 796 beérkezett kérdést regisztráltunk. 2001. szeptember 1-től, mikor a szolgáltatás a MEK-en kívül az együttműködő könyvtárak honlapján és a nyilvános Internetes portálokon keresztül is elérhetővé vált, a beérkezett kérdések számában ugrásszerű növekedést tapasztaltunk. Az év utolsó 4 hónapjában a beérkezett kérdések száma 1516 volt. Ez a növekvő tendencia azóta is tart.

A válaszok számában a növekedés még inkább szembetűnő. (Egy adott kérdésre több könyvtár munkatársától is érkezhet válasz, amelyek sok esetben, éppen a minőségi válaszadás érdekében, kiegészítik egymást. Amennyiben határidőn belül érkeznek meg a válaszok, a moderátor azokat egy egységes referensz-email-be szerkeszti és úgy továbbítja a kérdezőnek.) Az összes válaszok száma a fenti időszakban: 2135, melyből 1040 az Országos Széchényi Könyvtár "LibInfO"-csoportjától származik. Az összes válaszokhoz viszonyítva ez a szám 49%-os Országos Széchényi Könyvtár-i részesedést mutat. (A szakkönyvtárak illetve a felsőoktatási könyvtárak szélesebb konzorciumi bevonásával ez az arány remélhetőleg változik majd.) Ld. 1. sz. melléklet

3.2 Tartalmi elemzés

A kérdések 2/3 része szakkönyvtári tájékoztató feladat.

Elsősorban szakdolgozat, tanulmány elkészítéséhez kérnek segítséget, megközelítőleg 40 %-os arányban. A másik nagy csoportot a személyes érdeklődés (átlagban 30 %) képezi. Ezen kérdések szinte minden szakterületet átfognak, és meglehetősen konkrét jellegűek és speciálisak. Számos esetben hosszabb kutatómunkát, s leggyakrabban Interneten elérhető forrásokat igényelnek. Mintegy 20 %-ot a mindennapi munkavégzéshez, tudományos kutatáshoz kapcsolódó kérdések teszik ki. A maradék 10 % szolgáltatási információkra vonatkozik.

Tapasztalataink alapján az is megállapítható, hogy a kérdezők akkor is igénybe veszik a szolgáltatást, amikor az szakmailag nem lenne indokolt: kis idő/munkaráfordítással az online elérhető könyvtári adatbázisokban, közös katalógusokban, Internetes web-lapokon illetve portálokon önállóan is megtalálhatná a kért információt.

4. Előttünk álló feladatok

Az online tájékoztató munka minőségbiztosításának érdekében a jövőben elengedhetetlenül szükséges:

• negyedévenként frissített, tematizált, rendszerezett linkgyűjtemény összeállítása (első kötete már elkészült és online módon elérhetővé tettük a részt vevő intézmények és magánszemélyek számára)

• a kérdéseket és válaszokat tartalmazó archívum tartalmi feltárása (tárgyszavazása) az Országos Széchényi Könyvtárban elfogadott tezaurusz alapján és ennek HTML-formátumban való közzététele

• statisztikák, tartalmi elemzések készítése

• az űrlap és levelezési rendszer 2.0 verziójának kidolgozása

• háromnyelvű új honlap elkészítése

• szervezeti bővítés (további hazai és nemzetközi intézmények bevonása)

• anyagi források bővítése pályázatok útján. (szerver, PC-k, adatbázis-előfizetések)

• továbbképzések szervezése.

A LibInfO bebizonyította, hogy a könyvtáros társadalom képes megfelelni a tudástársadalom által támasztott igényeknek közös erővel, együttműködve ezt a feladatot hatékonyan, magas színvonalon ellátni.

LibInfO Szolgáltatás: http://mithol.oszk.hu/

Tokaji Nagy Erzsébet Tóth Ferenc Tibor

tokaji@oszk.hu ftoth@oszk.hu