Dokumentumok és prezentációk környezetfüggetlensége és hordozhatósága

Holl András (1), Kadlecsik József (2), Telbisz Ferenc (2)

1 - MTA Konkoly-Thege Miklós Csillagászati Kutatóintézete

2 – MTA KFKI RMKI SzHK

Kérdésfelvetés

Mindennapi munkánk során gyakran kerülünk szembe számítógépes dokumentumaink cseréjének problémáival. Különösen figyelemre méltónak ítéljük a hivatalos kommunikáció kérdését. Két egyenrangú partner megállapodhat bármiféle szoftver, formátum használatában, a hatóságoknak, hivataloknak, intézményeknek azonban óvatosabban kell eljárniuk, ha ügyfeleikkel elektronikus dokumentumokat cserélnek. Az inkompatibilitás lehetősége növekszik országhatárokon átnyúló dokumentumcsere esetén, és a dokumentumok újrafelhasználásának esélyei csökkennek, ha évek/évtizedek múltak el a keletkezésük óta.

Előadásunkban a következő mindennapi dokumentumtípusokra térünk ki: e-mail üzenetek, szöveges dokumentumok, weboldalak, táblázatok illetve táblázatkezelő programok állományai, prezentációk és formanyomtatványok.

A csereszabatosság kérdését azzal az előfeltevéssel kell kezelni, hogy a felhasznált számítógépi hardverek, operációs rendszerek és alkalmazások sokfélék lehetnek. Manapság a PC-k, a Microsoft Windows operációs rendszerei, az MS Office csomag, valamint néhány további alkalmazás széleskörű elterjedtsége miatt gyakran tekintik egyes felhasználói programok „belső” dokumentumformátumait „de facto” szabványnak. Találkozhatunk azzal a törekvéssel, hogy más hardver- illetve operációs rendszer-környezetben is próbálják megteremteni e formátumok kezelhetőségét – egyelőre korlátozott sikerrel. A kérdés nehézsége nem kis részben e formátumok inherens problémáiban, illetve abban áll, hogy gyorsan változnak, s az alkalmazások (különböző verziói) önmagukkal sem tökéletesen kompatibilisek.

Helyzetfelmérés

A különböző számítógépes platformok – architektúrák és operációs rendszerek elterjedtségéről csupán meglehetősen pontatlan becslések állnak rendelkezésre. Érdemes lenne felmérést végezni a HUNGARNET közösségen belül! A szerzők szűk körben (az MTA KFKI-n és az MTA K-TM CsKI-n belül) elindítottak egy cenzust.

Milyen a kívánatos formátum?

- A célnak megfelelő formátum

Célszerű először azt vizsgálnunk, mi az információátvitel célja? A szöveges dokumentum szolgálhat rövid, gyors, informális tájékoztatásra. Lehet hivatalos levélről, dokumentumról szó – ez esetben célszerű olyan formátumot választani, amit szerkeszteni nem lehet, csupán a képernyőn megjeleníteni, vagy kinyomtatni. Ez esetben az is lényeges, hogy a dokumentum pontosan a feladó szándékainak megfelelően jelenjen meg (tördelés, karakterkészlet, esetleg tipográfia)! Végül előfordul, hogy a küldött szöveget a fogadó félnek szerkesztenie kell. Mindegyik eset különböző formátum használatát kívánja meg.

Azokban az esetekben, amikor manapság sokszor táblázatkezelő formátumot használnak, meg kellene vizsgálni, vajon egy program elküldésére van-e szükség (ami táblázatszerű adatokon operál), vagy táblázatos adatokat kívánunk összegyűjteni és összesíteni? Az utóbbi esetben célszerűbb egyszerű, szöveges formátumú táblázatot használni, mint spreadsheet-et.

Pályázati űrlapok esetén sem célszerű a spreadsheet-ek használata. Kötelezhető-e a pályázó egy bizonyos szoftver alkalmazására? Vajon ki tudja-e oldal-helyesen nyomtatni? Módosíthatja-e az űrlapot, akárcsak egy szűknek talált „ablak” tágításával? Talán jobban megfelelne a célnak, ha az „űrlap” a pályáztató szervezet web-szerverén elérhető HTML-forma lenne, amit a kiszolgáló gép dolgoz fel, esetleg szintaktikus ellenőrzés után, majd a felhasználónak letöltésre felkínál néhány nyomtatási formátumot? (A „beküldött” anyag rögtön digitális formában is rendelkezésre áll.)

Általában célszerűnek látjuk, ha a hivatalos kommunikációban a „hivatal” a szerveren kezeli a problémákat, a kliens-oldalon könnyű és univerzális program szükségeltetik csak – mint egy tetszőleges böngésző vagy e-mail kliens.

- Általános kívánalmak

Milyen lenne egy ideális formátum? Egyszerűbb néhány kívánatos tulajdonságot felsorolni, mint ezekből egy ideális formátumot összeállítani. Véleményünk szerint a jó formátum nyílt, közösségi erőfeszítéssel fejlődik („bazár-modell”), valamiféle non-profit szervezet viseli gondját. Szabványos, stabil, visszafelé kompatibilis. Előny az egyszerűség: például szöveges (nem bináris) forma. Viszont rendelkeznie kell a célnak megfelelő funkcionalitással, elegendően „tetszetős” is kell legyen, s mindemellett elterjedtnek is kell lennie.

- Specifikus kívánalmak

Rövid, informális kommunikáció esetén érdemes csatolt állományok nélküli elektronikus levelet küldeni. Itt leginkább az ékezetes karakterek megfelelő reprezentációja fontos.

Hivatalos dokumentumoknál a PDF-et találjuk ajánlhatónak: lehet nem módosíthatóvá tenni, kompakt, ingyenes szoftverrel lehet olvasni/nyomtatni, sőt, előállítani is.

Szerkesztendő dokumentumoknál az adott helyzetnek megfelelően alkalmazható egyszerű szöveg, RTF, talán HTML is. Lehet, hogy majdan az XML lesz ebben az esetben is a legjobb formátum? Mindenképpen előny, ha a formátum megengedi akár egyszerű editorok használatát is. A .doc formátum kényelmes lehet, ha a cserepartner biztosan tudja olvasni, és bizonyosan ismeri az alkalmazott funkciókat. Hivatalos vagy archiválandó dokumentumoknál azonban használata nem ajánlható.

Néhány létező formátum

• .doc : nem választható külön a Word –től. Elterjedt, ám több különböző, nem teljesen kompatíbilis verziója van. Többet tud, mint amire a legtöbbször szükség van, mégsem annyit, hogy igazán bonyolult, igényes feladatokra, mint a kiadványszerkesztés, jól alkalmazni lehessen. Biztonsági szempontból aggályos. Lokális használatra jól alkalmazható, csereképessége, újrafelhasználhatósága korlátozott. Újabb fejlemény, hogy több, különböző platformon elérhető szabad szoftverrel is meg lehet kísérelni a kezelését.

• RTF : dokumentumcserére inkább alkalmazható.

• „sima” szöveg

• SGML, HTML, XML : az SGML-alapú formátumok a legígéretesebbek. Nem binárisak, szabványosak. A HTML korlátozott funkcionalitású, ám elterjedt. Az XML a jövő ígérete.

• TeX, LaTeX : tulajdonképpen nagyszerű formátumok, ám az ezeket kezelő programok csupán szűk körben használatosak, nem felhasználóbarátok. A fizikai-matematikai tudományokban viszont sok szakfolyóirat ezt a formátumot kéri.

• PostScript, PDF : Két kiváló dokumentumformátum. A PostScript elterjedt, sok szabad program írja/olvassa, ám kissé terjengős. A PDF modernebb, szintén kezelhető ingyenes programokkal, kompaktabb, sokat tud. Mindazonáltal óriási flexibilitásuk magában rejti az inkompatibilitás veszélyét. Korántsem biztos, hogy ezeket a dokumentumtípusokat mindig, mindenütt ki lehet nyomtatni!

• JPEG : szabad, elterjedt, kép formában megőrzendő dokumentumok tárolására is alkalmas.

Milyen az ideális szoftver?

Nem annyira a program a fontos, mint az alkalmazott formátum. Az adatstruktúrát kell definiálni, szoftvert ki-ki használjon ízlése, igényei, pénztárcája szerint. Örvendetes, ha egy jó szoftver több platformon is elérhető, s amennyiben pénzbe kerül, létezik korlátozottabb funkcionalitású, ingyenes változata is. Ugyancsak vonzó az alkalmazásról leválasztott felhasználói felület, „skin” gondolata.

Néhány létező szoftver

• MS Office

• StarOffice / OpenOffice / MagyarOffice

• AbiWord

• Netscape

• gsview

• AcrobatReader

• TeX / LaTeX / LyX

• Irfanview / XnView

Megjegyezzük, hogy a szabad szoftverek esetében néhol biztató a fejlődés. A LyX például könnyen kezelhetővé teheti a TeX/LaTeX formátumot. Általános elterjedésükhöz azonban

Még sok problémát meg kell oldani.

A részletek ördöge

A nehézségek gyakorta a részletekben bújnak meg. Az inkompatibilitási gondok egy része helytelen beállításokból adódik – maga a program képes lenne csereképesebb állományokat készíteni, csak az alapbeállítások nem megfelelőek, vagy a felhasználó nincs tisztában választásainak következményeivel. Talán a legtöbb nehézséget a rossz font-választás, illetve a megfelelő font-készletek hiánya okozza.

Praktikus tanácsok

Az olvasó figyelmébe ajánlunk néhány praktikus tanácsot.

• Általában nem célszerű link-eket használni. A mai dokumentumszerkesztők táblázatkezelők felkínálják a lehetőséget, hogy más dokumentumokat, ábrákat ne építsünk be, csak link-kel hivatkozzunk rájuk. Sajnos, amennyiben megváltozik a környezet (nincs hálózat, vagy csupán a könyvtár-struktúra más) ezek a dokumentumok teljesen használhatatlanná válhatnak.

• Minden dokumentumtípusnál célszerű az egyszerűbb és közismert lehetőségeket alkalmazni, annyit, amivel a kívánt végső formát jelezni lehet.

Tennivalók

Véleményünk szerint kívánatos lenne, ha a különböző szervezetek (HUNGARNET, MTA, minisztériumok, egyetemek) útmutatókat, ajánlásokat állítanának össze arról, különböző célokra milyen formátumokat célszerű alkalmazni, milyen programok illetve programverziók használatával, milyen beállításokkal lehet elősegíteni a dokumentumok cseréjét. Jó lenne, ha ezek az ajánlások legalább a tudományos/oktatási/közgyűjteményi körben egységesek lennének! Az ajánlások kidolgozására munkacsoporto(ka)t/levelezőlistá(ka)t kellene felállítani.

Szükség lenne magyar nyelvű dokumentációkra, szabad programok magyarítására, fontkészletekre: sokféle ingyenesen elérhető ISO Latin-2 fontot kellene készíteni.

Záró gondolatok

Meg vagyunk győződve arról, hogy a programokat és a formátumokat célszerű elválasztani egymástól. Az alkalmazások lehetnek bármilyenek, de az adatformátumoknak egyszerűeknek, szabványosaknak, „könnyűeknek” kell lenniük. Sok esetben előnyös lehet a „nehéz” központi szerverek és a „könnyű” univerzális kliensek használata, ám a protokollok és formátumok kérdése az, amire a leginkább figyelni kell.

URL-ek

Office File Format Migration

http://www.microsoft.com/office/techinfo/enterprisezone/itcolumn02.htm

RTF

http://www.biblioscape.com/rtf15_spec.htm

http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q86/9/99.ASP

SGML

http://www.oasis-open.org/cover/general.html

XML

http://www.w3.org/TR/REC-xml

HTML

http://www.w3.org/MarkUp/

TeX/LaTeX

(TeX Users Group)

http://www.tug.org/

(Comprehensive TeX Archive Network)

http://www.ctan.org/

PostScript

(Encapsulated PostScript File)

http://partners.adobe.com/asn/developer/pdfs/tn/5002.EPSF_Spec.pdf

PDF

http://partners.adobe.com/asn/developer/acrosdk/DOCS/pdfspec.pdf

JPEG

http://www.w3.org/Graphics/JPEG/jfif.txt

Irfanview

http://www.irfanview.com/

http://www.ryansimmons.com/users/irfanview/

XnView

http://perso.wanadoo.fr/pierre.g/index.html

GsView,Ghostscript

http://www.cs.wisc.edu/~ghost/

Mozilla

http://www.mozilla.org/

Pine

http://www.washington.edu/pine/