Az EGR mûködésének tapasztalatai a DE TEK MFK-n




Papp Ágnes DE EFK, agi@delfin.klte.hu

Kiss Ferencné DE GF, kissne@delfin.klte.hu




A felsõoktatás egységes gazdálkodási rendszere



Az Egységes Gazdálkodási Rendszer felsõoktatási intézmények számára kifejlesztett integrált rendszer, amely teljes körûen támogatja a gazdálkodással kapcsolatos adatfeldolgozási feladatokat és információs igényeket. A FEFA III. pályázati fordulójában indított 1208 sz. projekt keretében kezdõdött a rendszer megvalósítása.


Olyan integrált, magas fokon automatizált, korszerû technológián alapuló rendszer létrehozása volt a cél, amely az intézményi sajátosságokhoz alkalmazkodva teljes körûen kezeli a gazdasági folyamatokat, kiszolgálja a napi adminisztrációs munkát és támogatja az információszolgáltatási igényeket. A létrehozott programrendszer egy központi alrendszer köré csoportosuló funkcionális alrendszerekbõl áll, amelyek között automatikus adatkapcsolat valósul meg.


Az EGR jellemzõi:




Az EGR fejlesztésében résztvevõk:



Az EGR fejlesztésénél alkalmazott információ- és szoftvertechnológiai eszközök:


Projektirányítási módszertan, eszközök


Rendszertervezést és fejlesztést támogató módszertan, eszközök


Adatbáziskezelõ


Futtató kliens oldali eszközök


Az EGR fejlesztése és bevezetése során a minõség biztosítása az ISO 9001 szabványsorozat irányelveinek elfogadásán és alkalmazásán alapult.



A bevezetés körülményei



A FEFA pályázat benyújtása 1993-ban történt. A feljesztési szerzõdés megkötésére a MATE Rt-vel 1996-ban került sor. A Kossuth Lajos Tudományegyetem az EGR referenciaintézmény szerepét vállalta, ami azt is jelenti, hogy elsõk között vezeti be a rendszert. Ennek eredeti dátuma 1998 volt. A fejlesztés addig csak az elsõ fázisig jutott, a második fázis fejlesztése finanszírozási okokból késett. Az EGR projektben résztvevõ 6 intézmény között az egyetemre is fejlesztési eszközpark került (DEC Alpha szerver, PC-k).


A finanszírozási problémák megoldása után a fejlesztés tovább folytatódhatott. Újabb hardver és szoftvereszközök beszerzésének lebonyolítása indult el a KLTE, mint referenciaintézmény számára.


A bevezetés elõkészítése érdemben 1999 nyarán kezdõdött. A bevezetéssel kapcsolatos tevékenységek:

Bemutató a gazdálkodó egységek vezetõinek

Alrendszerek részletes bemutatása

A KLTE-n való bevezetés vizsgálata

Bevezetési projekt tervének elkészítése

Bevezetés projekt szervezetének felállítása

Informatikai hálózat fejlesztése, üzemeltetési környezet kialakítása

Adatkonverziók elvégzése


2000-ben az egyetemi integrációs folyamat haladtával a volt Kossuth Lajos Tudományegyetem a Debreceni Egyetem Tudományegyetemi Karok és Mûszaki Fõiskolai Kar nevet viselte.



Az üzemeltetési környezet és változásai


A fejlesztõkörnyezetként korábban az intézménybe helyezett DEC Alpha 1000A szerveren került telepítésre az alkalmazás, az adatbázis-kezelõ és a Uniface futtató szoftver.


A szerver konfigurációja:

DEC Alpha 1000A

(64 bites 4/266 MHz-es Alpha processzor,

256 MB RAM,

2x2 GB, 8.5 GB Raid)

DIGITAL UNIX operációs rendszer


Adatbáziskezelõ:

ORACLE 7 Server

PolyServer


Felhasználói munkahelyek:

Intel Celeron 366 MHz PC-k, 64 MB RAM, 3 GB HDD

MS Windows 95/98/NT Wks 4.0 operációs rendszer

Mátrix- vagy lézernyomtatók


Fájlszerver:

Intel Pentium II 350 MHz PC, 128 MB RAM, 12 GB HDD

Novell Netware 4.0 operációs rendszer

Uniface 6.0 Runtime


Hálózati nyomtató:

Xerox DocuPrint N32


Az éles üzemeltetési környezethez alkalmas szervert csak 2000. augusztusában sikerült üzembe állítani, szoftverliszencelési problémák miatt.


Az új szerver:

IBM RS6000 H70

(4x340MHz Power PC processzor,

2 GB RAM,

8x9 GB háttértár)

IBM AIX 4.3.3. operációs rendszer


Decentralizált kliensek:

Intel Pentium II 400 MHz PC-k, 64 MB RAM, 9 GB HDD

MS Windows NT Wks 4.0 operációs rendszer


A szervercsere után nyílt lehetõség a fejlesztõeszköz újabb verziójára való áttérésre. Az alkalmazás migrációja nem okozott fennakadást az üzemelésben.


Az alrendszerek – funkciók és tapasztalatok



  1. Központi kódszótár a közösen használt, kódolt adatfogalmakra

  2. Központi törzsadatállományok

  3. Biztonsági és hozzáférési szabályozás

  4. Rendszeradminisztráció


A kódok egy része telepítéskor került a rendszerbe, másik része az intézmény igényei szerint lett feltöltve. A törzsadattárak az intézményre, partnerekre vonatkozó adatokat (szervezet, személyek, bankszámlák, partnerek) tartalmaznak, valamint a gazdálkodás paramétereit rögzítik (feladatkód, forráskód, tételkód). A vezérlõparamétereket (menüpontok, hozzáférési jogok, biztonsági beállítások) telepítés után a fejlesztõk állították be.



  1. Eredeti és módosított elõirányzatok kezelése; Keretgazdálkodás, keretátcsoportosítás; Automatikus fõkönyvi feladás; Fedezetvizsgálati funkció más alrendszerek számára.

  2. Kötelezettségvállalás nyilvántartása kézi bevitellel és más alrendszerbõl automatikus bejegyzéssel.

  3. Egyedi projektek témaszám szerinti nyilvántartása, kalkuláció készítése; Projekt szintû keretlétrehozás, fedezetvizsgálat és felhasználás figyelés, követés.


Ezzel az alrendszerrel minden másik alrendszer kapcsolatba kerül. A kapcsolat eljárásokon keresztül valósul meg: fedezetvizsgálat, kötelezettségvállalás bejegyzés, keretterhelés. A fedezetvizsgálat modul bizonyult a legszélesebb körben használtnak. Felhasználói igény lett volna az eredeti elõirányzat formképernyõkön és listákon való elkülönített megjelenítése. A keretek nyilvántartásával kapcsolatosan a keretátcsoportosítások okoztak gondot. A rendszerben szigorúan kötött a szervezet, feladat, témaszám, forrás összerendelések használata.



  1. Szerzõdés nyilvántartás; Fedezetvizsgálat és keret lekötés mellett, kötelezettség vállalás bejegyzéssel.

  2. Pénzügyi iktatás és bizonylatkövetés

  3. Tartozásokat és követeléseket megtestesítõ bizonylatok befogadása és kibocsátása; Közvetlen, automatikus és valós idejû fedezetvizsgálat, keret lekötés, kötelezettség vállalás kapcsolattal.

  4. Banki és pénztár mûveletek elõkészítésének támogatása; Cash-flow elemzés – az ismert kiegyenlítetlen tartozások és követelések alapján; Automatikus átutalás; Banki és pénztári teljesítések kézi és automatikus feldolgozása; Pénzforgalomhoz kapcsolt, valós idejû keret feldolgozás és fõkönyvi feladás; Pénzforgalmi elemzés a tényleges teljesítések alapján.

  5. Pénzforgalom nélküli felhasználás átvezetés.



A számlaforgalommal kapcsolatos felhasználásoknál érvényesült leginkább, hogy integrált rendszerrel dolgozunk: számla iktatás, fedezetvizsgálat, kontírozás, banki teljesítés, keretterhelés, fõkönyvi feladás. A pénzügyi alrendszer estében volt a legbonyolultabb a hozzáférési jogosultságok rendszerének kialakítása, hiszen majd mindegyik felhasználó különbözõ munkakörrel rendelkezett. A rendszer fel van készítve a szervezeti egységeknél történõ elõbizonylat rögzítésre, de az üzemelés évében ennek alkalmazására nem került sor.



  1. Személyi és munkaügyi nyilvántartások.

  2. Közalkalmazotti és megbízásos szerzõdések kezelése; Automatikus kötelezettség­vállalás bejegyzés fedezetvizsgálattal.

  3. Jövedelmek és TB járandóságok számfejtése, levonások teljesítése; Automatikus kötelezettségvállalás aktualizálás fedezetvizsgálattal; Automatikus pénzügyi és fõkönyvi feladás.

  4. SZJA analitika és bevallás.

  5. TB nyilvántartás bevallás.

  6. Alrendszer specifikus beszámolók és statisztikák.


A személy- és munkaügyi adatok konverzió útján kerültek a rendszerbe. A konvertált adatok minõsége miatt késõbb szükséges lett volna pl. a munkaügyi adatok javítása, de az alkalmazás logikája ezt már nem engedte meg. Az alrendszerben a batch jellegû feldolgozásoknál nyilvánult meg leginkább, hogy a meglévõ üzemeltetési környezet nem alkalmas az éles üzemre. A havi rendszeres számfejtések elfogadhatatlan futási idõvel mûködtek. A helyzeten jelentõsen javított a szerver cseréje és a Uniface 7-es verziójára való áttérés. Számfejtés után történt meg a feladás a pénzügy, keret és fõkönyv felé.



  1. Készletek mennyiségben és értékben történõ nyilvántartása, lekérdezések és listák; Készletmozgások feldolgozása, bizonylat kiállítás.

  2. Automatikus fedezetvizsgálat és feladás a pénzforgalom nélküli átvezetések esetében a keret és fõkönyvi rendszer felé.

  3. Év végi feladás a készletváltozásról a fõkönyvi rendszer felé.


  1. Befektetett eszköz állományváltozások feldolgozása; Befektetett eszközök analitikus nyilvántartása.

  2. Állományváltozások automatikus feladása a fõkönyv felé.

  3. Éves értékcsökkenés számítás és feladása a fõkönyv felé.

  4. Statisztikák és beszámolók.


A készlet és befektetett eszköz adatok konverzióval jutottak a rendszerbe. Az egyszerûbb adatmodell és feldolgozási folyamatok mellett nagy mennyiségû adat lekérdezésének és nyomtatásának igénye jellemezte az alrendszereket. A Befektetett eszköz alrendszer fel van készítve a decentralizált gazdálkodási forma támogatására is. Azonban a szervezeti egységeknél történõ elõbizonylat rögzítés lehetõsége nem lett bevezetve.




  1. Számlarend, gazdasági mûveletek és kontírozási szabályok meghatározása.

  2. Az alrendszerekbõl érkezõ tranzakciók és feladások automatikus könyvelése.

  3. Kézi könyvelés.

  4. Kivonat, számlalap és beszámoló készítése.


Az alrendszerben a törzsadatok és összerendelések kialakítása után a gazdasági mûveletek és kontírszabályok definiálásával a könyvelés magas fokon automatizálható. Év közben szükség volt egy nagyobb volumenû átkönyvelési eljárásra, amit a Debreceni Egyetem intézményei részérõl a közös beszámolókészítési kötelezettség tett szükségessé. A fõkönyvi számlatükör módosítása után az egyik fõkönyvi számról a másikra való átkönyvelés, ami számos fõkönyvi számot érintett, az alkalmazással sikeresen elvégezhetõ volt.



  1. Operatív napi és heti jelentések

  2. Alrendszerenkénti kiemelt szakmai listák

  3. Interaktív elemzések és elemzõ listák

  4. Havi és idõszaki vezetõi jelentések és belsõ beszámolók.


Az alrendszer moduljai telepítésre kerültek, de a szolgáltatások nyújtotta lehetõségek csak kis mértékben lettek kihasználva.



A felhasználóknak meg kellett barátkozni az alkalmazás mellett a grafikus felhasználói felület kezelésével, a korábbi rendszerek karakteres környezetben futottak.


Minden típusú felhasználónál szükség volt a rendszer által képviselt szemlélet elsajátítására, amely birtokában a rendszer sikeresen alkalmazható.


Az üzemeltetési környezet az év nagy részében nem volt alkalmas az éles üzemeltetésre, mind az interaktív, mind a batch feldolgozásoknál problémaként jelentkezett a lassúság.


A EGR funkcionalitásának minden lehetõsége nem lett kihasználva, leginkább idõ hiányában.


Az EGR-en kívül egy rendszer használatára volt továbbra is szükség, az adatkapcsolat az EGR felé megoldott volt.