A muzeális intézmények nyilvántartási szabályzatáról szóló érvényes miniszteri rendelet (A nemzeti kulturális örökség miniszterének 20/2002. (X.4.) NKÖM rendelete) bármely gyűjteménykezelő rendszer használatát engedélyezi a múzeumok számára. Hivatalosan jóváhagyott, ún. auditált rendszer azonban csak az lehet, amely végigmegy egy részletesen szabályozott, rendkívül sok szakmai és adminisztratív követelményt támasztó folyamaton. Az eljárás részletesen ellenőrzi a rendszer technológiai, valamint a múzeum szabályos működését.
Az auditációra való felkészülés éveket vesz igénybe. A rendszert fel kell készíteni a rendeletben a számítógépes nyilvántartásról előírtaknak, el kell készíteni az összes vonatkozó szabályzatot és ügyrendet, valamint szabályossá kell tenni a hagyományos nyilvántartási formákat is.
Ennek a bonyolult folyamatnak az eredménye, hogy egy informatikailag korszerű, felhasználásában magas szinten szabályozott múzeumi integrált rendszert auditáltunk a Petőfi Irodalmi Múzeumban.